Obligation d’utiliser des logiciels et systèmes de caisse certifiés à compter du 1er janvier 2018.
A compter du 1er janvier 2018, tout assujetti à la TVA doit pouvoir, en cas de contrôle de l’administration fiscale, présenter un document attestant qu’il utilise un logiciel de comptabilité, de gestion ou un système de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données (BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 paru le 3 août 2016).
Il s’agit de conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
A ce titre, il devra produire soit un certificat délivré par un organisme accrédité, soit une attestation individuelle de l’éditeur conforme au modèle fixé par l’administration.
L’administration fiscale n’est pas un organisme accrédité qui délivre les certificats.
A la date du 30 mai 2017, deux organismes sont accrédités par le COFRAC, instance nationale d’accréditation : AFNOR certification (secrétariat technique INFOCERT), accréditation n°5-0030 (portées disponibles sur www.cofrac.fr), pour le référentiel “NF 525 ” ainsi que le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE), accréditation n°5-0012 (portées disponibles sur www.cofrac.fr), pour le référentiel “Référentiel de certification des systèmes de caisse”
Le défaut de présentation de cette attestation individuelle en cas de contrôle fiscal entraînera des sanctions financières.
Dans un communiqué de presse du 15/06/2017, le Ministère de l’Action et des comptes Publics annonce une simplification du dispositif de lutte contre les logiciels frauduleux applicable au 1er janvier 2018 : «…seul les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs de fraudes constatées à la TVA seront concernés. »
En attendant la modification de l’article 88 de la loi N°2015-1785 du 29/12/2015, il reste donc 6 mois aux entreprises pour mettre en conformité leurs logiciels et systèmes de caisses, avant le 1er janvier 2018.
A l’origine de l’article 88, les données concernées étaient les suivantes :
Il s’agit de toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d’une transaction (y compris lorsque la transaction n’est que simulée au moyen d’un module de type « école » ou « test ») participant à la formation des résultats comptables et fiscaux – qu’il s’agisse d’une opération de vente ou d’une prestation de services (émission d’une note, d’un ticket), ainsi que de toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie. Sont également concernées l’ensemble des données permettant d’assurer la traçabilité de ces données concourant à la réalisation de la transaction et de garantir l’intégrité de celles-ci.
Si les conditions de certifications restent les mêmes, elles concernent les points suivants :
Inaltérabilité des données : Le système de caisse doit enregistrer toutes les données d’origine relatives aux règlements. Il doit conserver ces données d’origine enregistrées et les rendre inaltérables. Les opérations de correction doivent être enregistrées.
Sécurisation : Le système de caisse doit sécuriser les données d’origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises. Cette sécurisation peut être assurée par tout procédé technique fiable, c’est-à-dire de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l’état de leur enregistrement d’origine. Il peut notamment s’agir d’une technique de chaînage des enregistrements ou de signature électronique des données.
Conservation : Le système de caisse qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l’issue d’une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque l’exercice n’est pas calé sur l’année civile). Les systèmes de caisse doivent, de plus, prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle. Pour chaque clôture – journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) – des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse, comme le cumul du grand total de la période et le total perpétuel pour la période comptable.
Archivage : Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit permettre d’archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice. La procédure d’archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés. Elle doit prévoir un dispositif technique garantissant l’intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées. Les archives peuvent être conservées dans le système lui-même ou en dehors du système lorsqu’il existe une procédure de purge.
Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l’administration en cas de contrôle, y compris lorsque l’entreprise a changé de logiciel ou de système.
Le logiciel ou système doit prévoir une traçabilité des opérations d’archivage, selon un procédé fiable.
Dès que nous aurons les informations précises sur les mesures de simplification, nous vous les communiquerons.
www.sogecom.net
Juin 2017