Guide pré-requis pour bien scanner ses documents comptables
Configuration du matériel :
- Afin de fonctionner dans les meilleures conditions, notre service de dématérialisation nécessite une connexion à internet avec un débit suffisant : plus vous aurez un débit Mbit/s important, plus l’utilisation sera rapide !
- Si vous optez pour l’utilisation d’un scanner pour numériser vos documents, nous vous conseillons d’adopter les paramètres suivants : – Type d’image : Couleur, Résolution d’image : 300 (dpi ou ppp),Taille maximum du fichier : 40 MO
Préparation des documents :
- Pensez à retirer, avant toute scannérisation, les agrafes et trombones de vos documents
- Introduisez les documents dans le bon sens : en-tête en premier et face imprimée vers l’élément de numérisation de votre scanner. (Reportez-vous à la documentation de votre scanner)
- Regroupez toutes les factures du même format par lots différenciés afin de minimiser les risques de bourrage éventuel
- Ne pas regrouper plusieurs tickets de caisse sur une seule feuille
- Si votre scanner dispose d’un chargeur de documents : Assurez-vous que les documents ne sont pas froissés ou déchirés car ils devront sinon être scannés seuls, à plat. Assurez-vous également qu’ils soient bien perpendiculaires et bien tenues par les guides du lors de leur positionnement dans le scanner.
Bonnes Pratiques :
- Ne pas numériser de bons de commande, de devis, de pré-factures ou de factures pro forma
- Vous pouvez scanner tous les autres documents qu’il faudra classer dans les rubriques correspondantes (factures d’achats, de ventes, contrats, autres documents). Pour rappel notre service acceptera vos différents formats de documents (PDF, JPG, DOC, XLS…)
- Nous vous recommandons de scanner au moins une fois par semaine
- Si vous utilisez la fonction « glisser/ déposer » : Nous vous recommandons de sélectionner 25 fichiers maximum car le traitement de chaque facture nécessite de la ressource provenant du navigateur
- Si nous réalisons votre TVA mensuelle, tous les documents du mois précédents doivent être scannés impérativement avant le 10 de chaque mois
Remarque : Une information visuelle est présente dans l’interface de votre service Box pour vous signaler la date limite de déclaration de TVA.
Validité des documents scannés au regard de l’administration fiscale :
À ce jour, les pièces scannées ne sont pas des justificatifs légaux en cas de contrôle de l’administration fiscale, seuls les originaux font foi.
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Février 2021
